Comment optimiser un workflow

Dans le monde du marketing automation, le workflow est un outil de choix. Que ce soit pour proposer à vos leads de participer à un concours, pour améliorer votre relation client ou pour vous assurer un bon taux de conversion, les workflows ont de quoi se plier à vos besoins. Vous souhaitez mettre en place un workflow efficace ? N’ayez pas peur des allures complexes de votre outil et attachez votre ceinture, voici nos conseils !

Définition : c'est quoi un workflow ?

Un workflow, c’est un outil qui permet de planifier et automatiser des actions marketing telles que l’envoi d’emails en fonction du profil de vos contacts, afin de les convertir en clients plus rapidement. Le workflow est une forme de scénario de marketing automation à suivre, étape par étape, en fonction des événements qui se produisent.

Une étape de workflow est une action (un envoi de mail, de formulaire, …), qui est exécutée lorsque son déclencheur (une date, ou une liste de contacts) est activé et que les conditions (ouverture du mail, téléchargement du contenu, …) sont propices.

Bien sûr Rumble, il n’y a rien de mieux qu’une démonstration pour mieux se faire comprendre !

Par exemple :
Le 1er mars 2022 à 14h30 on envoie le mail 1 à la liste A. Deux jours plus tard, si un membre de la liste de contacts A n’a pas ouvert le mail 1, alors on envoie le mail 2.

Ici :

• Le déclencheur est : 1er mars à 14h30 pour la liste de contacts A
• Les actions sont : envoyer le mail 1, puis envoyer le mail 2
• La condition est : si un membre de la liste de contacts A n’a pas ouvert le mail 1

Besoin d’un support visuel ? Qu’à cela ne tienne !

Nos conseils pour optimiser vos workflows

1) Dénombrez les contacts actifs dans votre workflow

Cela peut paraître rébarbatif, mais c’est essentiel afin de mieux cibler vos leads. Dénombrer les contacts actifs vous permettra :

• D’éviter de spammer les leads qui ne sont plus intéressés par le type de contenus que vous proposez ici
• D’identifier les workflows qui ne comportent pas assez de contacts, et qui sont donc problématiques au niveau marketing.

2) Adaptez vos workflows aux informations que vous détenez sur vos leads

Il y a plusieurs manières d’étoffer votre répertoire, et chacune compte des atouts et des défauts, que vous pourrez combler avec la bonne technique dans vos workflows. C’est pourquoi il est important de tenir compte d’où viennent vos leads :

• S’ils ont été acquis depuis un formulaire, il est probable qu’ils l’aient rempli en donnant un minimum d’informations afin d’accéder au contenu qui les intéresse. Vous risquez donc d’avoir très peu de visibilité sur le persona de vos leads, mais vous connaissez le type de contenu qui les intéresse. Il est donc important d’ajuster le contenu de votre workflow de façon à obtenir un maximum d’informations sur vos contacts et leur niveau d’engagement, pour mieux les cibler à l’avenir.
• S’ils ont été acquis depuis une liste intelligente : les informations sur vos leads qui vous intéressent sont déjà contenues dans la base de contacts. Vous pouvez mieux comprendre leur niveau d’engagement, mais il est plus difficile de connaître leurs intérêts, car chaque membre de votre liste peut avoir téléchargé des contenus différents.

Quel que soit votre mode d’acquisition de contacts, prenez en compte afin d’identifier vos forces et vos faiblesses, pour mieux corriger vos lacunes à l’aide de vos workflows !

3) Etablissez-vous des objectifs !

L’organisation est de mise dans l’optimisation de workflows, et établir des objectifs est indispensable ! Ils permettent de s’assurer que le contenu que l’on envoie à ses leads est pertinent : lorsque l’objectif est atteint, on met fin à ce workflow pour le lead visé afin d’éviter le spam et de le faire fuir !

4) Utilisez aussi le workflow pour communiquer avec vos équipes

Par exemple, vous pouvez les utiliser pour informer vos commerciaux :

• Que de nouvelles informations ont été récupérées sur les leads
• Qu’un lead effectue une action (inscription à une démo, demande de contact par un commercial…) dont les commerciaux vont devoir s’occuper rapidement. Le but est de renforcer le contact entre les équipes marketing et commerciales.

On peut aussi utiliser un workflow pour parcourir la base de données et la nettoyer des leads inactifs depuis trop longtemps ou de faux profils, pour faire gagner nos équipes en temps et en efficacité.

5) Surveillez les indicateurs de performance de votre workflow

Faire tourner un workflow c’est bien beau, mais il est essentiel de vérifier régulièrement sa progression afin de s’assurer que tout fonctionne comme on le souhaite. Pensez à vérifier qu’aucun indicateur de dysfonctionnement ne se manifeste sur votre travail, tel que :

• Un faible taux de clics
• Un faible taux d’ouverture
• La hausse du taux de désabonnements…

Lorsqu’ils sont en nombres importants, ces indicateurs signifient que l’un de vos workflows présente un problème de ciblage de vos leads (cas de faible taux d’ouverture ou de grands taux de désabonnements), ou d’un mauvais agencement de votre mail et de son Call To Action (faible taux de clics/téléchargements).

Ces indicateurs vous permettront de remettre votre stratégie en question, identifier les problèmes de vos workflows et perfectionner votre méthode.

Vous l’aurez compris, optimiser un workflow exige du travail, mais avec quelques bons tuyaux on peut mettre toutes ses chances de son côté.

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