Comment préparer un webinaire ?

Préparer un webinaire, mais pour quoi faire ? Votre parcours vous a appris à développer les meilleures stratégies pour gérer les situations difficiles. Vos conseils ont une valeur inestimable alors pourquoi ne pas partager votre expérience avec vos prospects ? C’est l’occasion d’échanger sur un sujet que vous maîtrisez et de convertir vos leads en clients ! Vous ne savez pas comment vous organiser ? Haut les coeurs, Rumble a fait ses recherches !

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L’organisation de votre webinaire doit se baser sur trois axes :  

PHASE 1 : la planification

  • Définir le thème de son webinaire
  • Mettre en place les éléments d’inscription au webinaire
  • Promouvoir son webinaire
  • Choisir son outil de webinaire

 

PHASE 2 : le contenu

  • L’importance du matériel
  • Partie questions réponses
  • Enregistrement

 

PHASE 3 : l’après 

  • Laisser une trace sur votre site
  • Mesurer les retours
  • Suivi des prospects

PHASE 1 : LA PLANIFICATION

Eh oui, préparer un webinaire va vous demander de l’organisation, car avant de vous lancer dans la production du contenu vous devez vous assurer de l’intérêt de votre projet. Quelle est votre cible ? Comment attirer son attention et comment organiser les inscriptions ? On vous dit tout !

 

  • Définir le thème de son webinaire

Cela paraît évident : avant de se lancer dans une conférence, il faut décider de dont on va parler. Cependant, au-delà du sujet abordé, demandez-vous :

    • à quel persona vous adressez-vous ?
    • ce thème l’intéressera-t-il ? Va-t-il apporter une aide à ses pain points ? 
    • Quels sont vos objectifs ? Combien de participants visez-vous ? Quel taux de conversion espérez-vous atteindre ? Pour préparer un webinaire, définir des objectifs vous permettra d’estimer sa performance après qu’il ait eu lieu.
    • Quelle est la meilleure date pour réunir un maximum de participants ? A quelle heure mes persona sont-ils le plus disponibles ? Quel jour de la semaine est le plus susceptible de les arranger ?  

Le cadre est posé : vous connaissez désormais votre cible et le webinaire que vous leur préparez s’accorde avec leurs besoins. Vous avez déterminé la meilleure date et l’horaire parfait pour optimiser votre nombre de participants, et vos objectifs sont définis. Préparez votre site pour les futurs inscrits !

 

  • Mettre en place les éléments d’inscription au webinaire

Si vous n’avez pas encore de page “webinaires” sur votre site web, il est l’heure d’en créer une ! C’est de là qu’on pourra accéder à votre landing page (implémentable depuis Plezi). Prévoyez d’y intégrer un formulaire d’inscription afin de récupérer le contact de vos participants, exposer le besoin auquel répond votre webinaire et son plan. Pensez à utiliser des visuels attrayants ou des infographies ! Prévoyez également une thank you page qui s’affichera dès qu’une inscription est achevée… il ne vous reste plus qu’à attirer l’attention de vos futurs participants !

 

  • Promouvoir son webinaire

Pour bien préparer son webinaire, il faut bien gérer sa communication. Une nouvelle question vient alors à se poser : quels réseaux sociaux utilisent les persona auxquels je souhaite m’adresser ? 

Choisissez bien votre terrain de chasse afin de cibler au mieux vos participants idéaux, et adoptez dans vos posts promotionnels le ton qui correspond le mieux au média utilisé.
Mettez aussi en place une campagne d’emailing redirigeant vers votre landing page et son formulaire d’inscription. Préparez un workflow dédié à votre webinaire. Il doit comprendre : 

      • plusieurs relances destinées à inviter vos prospects non inscrits (au cas où ils auraient raté le mail précédent !). Elles doivent comporter un call-to-action permettant un accès facile à votre landing page et son formulaire d’inscription.
      • les rappels des dates de votre webinaire à l’attention de vos inscrits (aussi envisageables en tant que posts sur vos réseaux sociaux). Prévoyez un mail un mois avant le jour J, un autre à J-2 semaines, J-1 semaine et J-1. Envoyez un rappel à vos inscrits une heure avant le webinaire avec le lien vers votre réunion.

 

  • Choisir son outil de webinaire 

En parlant de réunion, avez-vous déjà choisi votre outil ? Il en existe une multitude, mais assurez-vous de prendre en main celui qui vous convient le mieux afin de mener votre webinaire dans le plus grand confort. 

Vous avez du mal à choisir ? Pas de panique, jetez un œil à notre article “4 questions à se poser avant de choisir son logiciel de webinaire”, où nous vous proposons un benchmark parmi notre top 3 !

 

Bonne lecture à ceux qui n’ont pas lu notre comparatif… aux autres, bravo ! Votre planification est au poil (de tigre). Désormais, il est temps de préparer le contenu de votre webinaire. A vos marques !

PHASE 2 : LE CONTENU

Avoir un sujet utile et intéressant est une chose, mais en faire une conférence de qualité en est une autre. Lorsque vous préparez un webinaire, vous pouvez choisir votre format parmi une multitude de possibilités. Cependant, prenez-vous y toujours à l’avance pour vous assurer que tout fonctionnera comme vous le souhaitez le jour J !

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  • L’importance du matériel :
  • Quel que soit le format de votre webinaire, choisissez un lieu desservi par une bonne connexion internet 
  • Si vous avez décidé de vous filmer, vérifiez la qualité de votre webcam et prêtez attention au fond et à la lumière de votre lieu de tournage
  • Assurez-vous de bien maîtriser votre logiciel de webinaire et que la qualité de votre micro est correcte
  • Si vous avez des intervenants extérieurs, songez à faire les mêmes vérifications pour eux. Préparer un webinaire, ça se fait aussi de leur côté !

 

  • Partie questions-réponses :

Une conférence c’est intéressant, mais participer en posant ses propres questions, c’est encore mieux ! Saisissez cette opportunité de vous rapprocher de vos prospects, anticipez des réponses pointues pour être incollable !

 

  • Enregistrer son webinaire

Ça nous est tous arrivé : on a envie de participer à un événement, mais on n’est pas dispo le jour J. Songez aux absents, enregistrez votre réunion et assurez-vous que votre logiciel de webinaire dispose de cette fonctionnalité. Et puis ce serait dommage de ne pas garder tout le travail que vous avez fourni jusqu’ici, n’est-ce pas ? Soyez prêt.e à l’utiliser dans la prochaine phase de notre processus !

PHASE 3 : L'APRÈS

Courage, on en voit le bout ! Pour commencer, soufflez un coup. Préparer un webinaire, c’est un vrai marathon : même après le jour J, le travail continue, et c’est même là que ça devient le plus intéressant !

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  • Laisser une trace sur votre site

Tout d’abord, écrivez un mail de remerciement à l’attention de vos participants, et profitez-en pour leur annoncer la date de publication du replay, accompagné d’un document de synthèse de votre présentation.

 

  • Mesure des retours

Prévoyez un formulaire de satisfaction à leur attention, afin de comprendre au mieux ce que ce votre webinaire leur a apporté, et quels points améliorer pour la prochaine fois.

Au passage, cela vous permettra de remplir une fiche technique de leur besoin afin de mieux comprendre vos prospects.

 

  • Suivi des prospects

Pour mieux les comprendre, n’hésitez pas à organiser un suivi par mail (workflow) ou par téléphone pour dégager les problématiques et besoins de vos prospects auxquels vous pourriez répondre. 

Il est important de suivre vos participants après votre webinaire : s’ils se sont intéressés à votre contenu assez imposant, ils sont sans doute assez “mûrs” pour que vous alliez plus loin dans la communication avec eux. Intéressez vous à leurs objectifs, leurs besoins et la raison pour laquelle ils ont suivi votre webinaire, peut-être arriverez-vous à décrocher des rendez-vous !

 

Préparer un webinaire requiert beaucoup de travail et d’organisation, mais avec quelques tips tout est possible ! Faites-vous confiance, il ne vous reste plus qu’à vous lancer !

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